Modul 01 · Ausweise & Kontakte
Fremdfirmen einweisen und Ausweise erstellen – in einem Vorgang
Der Handwerker einer Fremdfirma steht an der Pforte. Statt Formular, Rückfrage und späterem Nachtragen wird er direkt am Gerät erfasst, unterschreibt seine Unterweisung digital und erhält Ausweis und Schlüssel.
Ausweiserstellung für Fremdfirmenkontakte – Foto, Firmendaten und Ansprechpartner mit Livevorschau. Testdaten.
Das Problem
Warum das heute Zeit kostet
In vielen Betrieben besteht die Aufnahme externer Mitarbeiter aus einer Papiermappe, drei Kopien und einer Excel-Liste, die niemand pflegt. Wer wann welche Datenschutzerklärung oder Sicherheitsunterweisung unterschrieben hat, lässt sich Monate später kaum noch belegen – genau dann, wenn die Frage gestellt wird.
Die Lösung
So arbeitet die WebMeisterApp
Einmal erfassen, überall nutzen
Mitarbeiter, externe Beschäftigte, Firmen und Ansprechpartner werden ein einziges Mal angelegt und stehen anschließend für Schlüsselverwaltung, Projekte, Zeitwirtschaft und Prüfungen zur Verfügung.
Pflichtdokumente digital bestätigen
Datenschutzinformationen, Verpflichtung auf Vertraulichkeit, IT-Nutzungsvereinbarung, Hausordnung und Sicherheitshinweise werden im Prozess angezeigt und digital unterschrieben. Nachvollziehbar bleibt, welche Person welche Fassung bestätigt hat.
Dienstausweise aus den Stammdaten
Foto aufnehmen oder aus der Galerie wählen, Firmen- und Kontaktdaten übernehmen, speichern und drucken. Logo, Auftragszeile und Ansprechpartner kommen aus den hinterlegten Daten.
Direkt versenden
Bestätigte Unterlagen gehen unmittelbar per E-Mail an den externen Mitarbeiter – ohne Umweg über Scanner und Mailprogramm.
Funktionen
Was das Modul kann
- Stammdaten für interne und externe Mitarbeiter
- Firmen und Ansprechpartner
- Personalisierte Dienstausweise
- Pflicht- und Mitarbeiterdokumente
- Digitale Unterschrift im Aufnahmeprozess
- E-Mail-Versand der bestätigten Unterlagen
- Foto per Kamera oder Galerie
- Weiterverwendung in allen Modulen
Im Zusammenspiel
Was danach passiert
Kein Modul steht für sich. Ausweise & Kontakte übergibt seine Ergebnisse an die übrigen Bereiche der Plattform – so entsteht ein durchgängiger Ablauf statt einer weiteren Insellösung.
Schlüsselverwaltung
Digitale Schlüsselverwaltung mit lückenloser Historie, Ausgabe- und Rückgabenachweisen, PDF-Export und E-Mail-Versand. Ersetzt das Schlüsselbuch.
Modul ansehen →Protokolle
Besprechungen mit Teilnehmern, Tagesordnungspunkten, Zuständigkeiten und Fristen dokumentieren. Einzelne Punkte als PDF an genau die richtigen Empfänger senden.
Modul ansehen →Dokumente & Vorlagen
Dokumente mit Metadaten, Tags sowie Projekt- und Anlagenbezug ablegen. Sichtbarkeit je Rolle steuern und mit dem TagExplorer unter Windows arbeiten.
Modul ansehen →Häufige Fragen
Fragen zu Ausweise & Kontakte
Ja. Sie hinterlegen Ihre unternehmensspezifischen Unterlagen als Vorlage – von der Datenschutzinformation über die IT-Nutzungsvereinbarung bis zur Hausordnung. Beim Aufnahmeprozess werden genau diese Dokumente angezeigt und bestätigt.
Zu jeder Bestätigung werden Person, Dokument, Fassung und Zeitpunkt gespeichert. Damit ist nachvollziehbar, wer welche Version wann unterschrieben hat.
Ja. Die Oberfläche ist für Tablet und Smartphone ausgelegt, inklusive Kamerazugriff für das Ausweisfoto.
Der nächste Schritt
Sehen Sie es an Ihren
eigenen Abläufen.
Eine Demo dauert etwa 45 Minuten. Am besten anhand eines Vorgangs, der Sie heute regelmäßig Zeit kostet – Fremdfirmen-Einweisung, Schlüsselnachweis oder Prüffristen.
- E-Mail
- Web
- AnschriftBNK Consulting UG (haftungsbeschränkt)
Im Wiesental 8 · 74336 Brackenheim