Modul 08 · Protokolle
Protokolle, die bei den Zuständigen ankommen
Ein Protokoll ist erst dann etwas wert, wenn die richtige Information bei der richtigen Person landet – und nicht als vierzehnseitiges PDF im Verteiler versandet.
Alle Protokolle mit Status und offenen Punkten – dazu die Maßnahmenübersicht über alle Sitzungen. Testdaten.
Das Problem
Warum das heute Zeit kostet
Das vollständige Protokoll geht an alle. Der Zuständige für TOP 4 überliest seinen Punkt, die externe Fachfirma erhält interne Informationen, die sie nichts angehen, und beim nächsten Termin steht derselbe Punkt wieder offen.
Die Lösung
So arbeitet die WebMeisterApp
Struktur der Besprechung
Teilnehmer, Abwesenheiten, Protokollführung und Tagesordnungspunkte werden zentral geführt.
Ergebnis statt Mitschrift
Zu jedem TOP werden Inhalt, Ergebnis, Entscheidung, Verantwortliche und offene Aufgaben hinterlegt.
Offene Punkte wandern mit
Nicht abgeschlossene Punkte werden in die Folgebesprechung übernommen – mit erhaltener Historie.
Einzelner TOP als eigenes PDF
Ein Punkt kann als eigenständiges Dokument erzeugt und ausschließlich an den zuständigen Mitarbeiter oder eine externe Firma versendet werden.
Funktionen
Was das Modul kann
- Teilnehmer und Abwesenheiten
- Tagesordnungspunkte
- Ergebnis, Entscheidung, Verantwortliche, Frist
- Carry-over offener Punkte
- Einzel-TOP-Ausgabe als PDF
- Auswahl mehrerer TOPs
- Gezielter E-Mail-Versand
- Empfänger aus Ausweise & Kontakte
Aus der Anwendung
So sieht das aus
Ein Protokoll im Detail: Teilnehmer, Tagesordnung, Übersicht. Testdaten.
Drucken & Versand: Vorschau, PDF – und der Versand an einzelne Empfänger mit persönlicher Nachricht. Testdaten.
Das fertige Protokoll als PDF – mit eingebundenem Baustellenfoto direkt beim Tagesordnungspunkt. Testdaten.
Im Zusammenspiel
Was danach passiert
Kein Modul steht für sich. Protokolle übergibt seine Ergebnisse an die übrigen Bereiche der Plattform – so entsteht ein durchgängiger Ablauf statt einer weiteren Insellösung.
Projektverwaltung
Projekte, Aufgaben und Teilaufgaben mit Gantt-Ansicht, Erinnerungen, Verzugswarnungen und Soll-Ist-Vergleich. Arbeitspakete als PDF versenden.
Modul ansehen →Ausweise & Kontakte
Fremdfirmen und Mitarbeiter erfassen, unterweisen, digital unterschreiben lassen und Dienstausweise erstellen. Ein Prozess statt Formular und Nachfassen.
Modul ansehen →Dokumente & Vorlagen
Dokumente mit Metadaten, Tags sowie Projekt- und Anlagenbezug ablegen. Sichtbarkeit je Rolle steuern und mit dem TagExplorer unter Windows arbeiten.
Modul ansehen →Häufige Fragen
Fragen zu Protokolle
Ja. Genau dafür ist die Einzel-TOP-Ausgabe gedacht: Der Empfänger bekommt seinen Punkt, nicht das gesamte interne Protokoll.
Aus dem Modul Ausweise & Kontakte, sofern die Person dort hinterlegt ist. Eine erneute Eingabe entfällt.
Ja. Übernommene Punkte behalten ihren Verlauf über mehrere Besprechungen hinweg.
Der nächste Schritt
Sehen Sie es an Ihren
eigenen Abläufen.
Eine Demo dauert etwa 45 Minuten. Am besten anhand eines Vorgangs, der Sie heute regelmäßig Zeit kostet – Fremdfirmen-Einweisung, Schlüsselnachweis oder Prüffristen.
- E-Mail
- Web
- AnschriftBNK Consulting UG (haftungsbeschränkt)
Im Wiesental 8 · 74336 Brackenheim